DiReVembre 2018 - Proyecto General
En este apartado de #DiReVembre2018 vamos a centrar nuestros esfuerzos en la planificación del propio evento, abordando temas logísticos, ambientación en forma de atrezo, la distribución de los espacios de juego y cómo promocionar el evento.
Atrezo
Establecer el atrezo es uno de los puntos más complejos de planificar. Atrezar un rol en vivo consiste en proyectar la ambientación a través de elementos visuales con la finalidad de ayudar a los personajes a sumergirse en la historia con mayor facilidad. Nos obstantes es una tarea compleja que requiere de dos aspectos principales: un presupuesto y la necesidad de que los participantes colaboren mediante la caracterización de sus personajes. Por estos dos motivos vamos a abordar nuestra planificación del atrezo desde estos dos aspectos.
El presupuesto va a limitar la cantidad y calidad de los elementos que podemos introducir. En los proyectos más modestos se suple esta carencia con dosis de imaginación tanto por parte de la narración como de los jugadores. En narración son necesarias descripciones más detalladas para lograr que con un menor esfuerzo un personaje entienda la situación. De igual forma se utilizan recursos metafóricos o objetos representativos que simulen ser elementos claves. De forma progresiva, un elemento puede estar representado por una simple cita en una hoja de personaje, ser una tarjeta identificativa de dicho elemento, un objeto representativo o una compleja herramienta ornamental que hace que dicho elemento sea único. Según los recursos disponibles se puede optar por representar los diferentes elementos. Veamos un ejemplo:
Un personaje dispone del famoso "Libro de los Muertos". Dicha posesión viene representada y marcada dentro de su ficha (cita). Como la finalidad de la partida es que el Libro pueda pasar de mano en mano se ha recurrido a elaborar un elemento que lo represente. Como no hay presupuesto para representar todos los elementos de juego se ha propuesto crear una tarjeta de mano (tarjeta identificativa) con el nombre del objeto para que su poseedor pueda entregarla a otro personaje. Otra opción que se ha planteado es la de usar un libro o una libreta (objeto representativo) para ilustrar que el personaje lleva encima un aparatoso elemento de juego. Con un poco de presupuesto, y con la finalidad de diferenciarlo de otros libros, se ha optado por adornar dicho elemento (objeto ornamental), escribiendo el nombre en dorado y agregando dibujos arcanos en su portada.
Con estos métodos podemos dar forma a los diferentes elementos y objetos. El nivel de profundidad, a parte del presupuesto, dependerá de no sólo cumplir con los elementos clave de juego, sino de el resto de elementos visuales del entorno, aunque no tengan relevancia más allá que de servir de decoración.
Si bien hemos estado hablando a nivel de objetos, en cuanto a los personajes ocurre algo similar. Al igual que con los elementos de ambientación, la caracterización ayuda a situar a los personajes dentro del contexto pero, a diferencia de los anteriores, ésta depende de una mayor colaboración por parte de los jugadores. En este caso el presupuesto puede depender de parte de la organización o de propio jugador, y según el presupuesto la caracterización puede variar desde lo económico (una tarjeta identificativa) hasta complejos disfraces. En ocasiones ,y para mantener la coherencia con el nivel de ambientación, la dirección de narración puede establecer la necesidad o no de ciertos protocolos de etiqueta y caracterización. Veamos un ejemplo de todas estas ideas.
La falta de presupuesto para caracterización por parte de la organización ha provocado que no se adquieran elementos de ambientación para jugadores. Se barajan varias opciones. La primera consiste en elaborar una etiqueta con el nombre del personaje (tarjeta identificativa) para que los jugadores puedan reconocer a los distintos personajes. La segunda consiste en utilizar un elemento representativo de cada personaje y que venga marcado en los dramatis personae. Para estas dos opciones se ha optado por prescindir de un código de caracterización para los jugadores. La tercera opción que surge es la de hacer participes a los jugadores del atrezo del personaje y se les comunica unas pautas de caracterización (código de etiqueta).
En este último aspecto, el código de etiqueta, puede surgir la disparidad entre el nivel de caracterización de un personaje a otro. Según el evento, la dirección puede optar por tomar medidas organizativas que restrinjan la actividad según el cumplimiento del código. Por lo normal este tipo de circunstancias se producen sólo en casos en los que la ambientación visual está muy presente, se planeta un evento de inmersión interpretativa y se espera que los participantes hagan lo posible por no desvirtuar el ambiente.
Espacio de Juego
Los espacios de juego vienen delimitados por dos condiciones: la necesidad de representar una localización específica y las limitaciones del proyecto. Comenzaremos el análisis desde el punto de vista de las restricciones que podemos encontrar y que limitarán la experiencia.
El espacio de juego puede estar comprendido desde una única habitación de juego hasta una basta extensión de terreno. En este momento estamos hablando de espacio físico real, es decir, la localización donde podemos llevar a cabo la actividad. En ocasiones el espacio que disponemos puede exceder nuestra necesidad o por el contrario tener un defecto de espacio para localizar las escenas. El exceso se suele solventar acotando o delimitando la zona de juego, restringiendo el paso a ciertas zonas. El defecto es un poco más complicado y suele resolverse con la asignación de multitarea a cada espacio, es decir, cada una de las pocas zonas disponibles cumple con más de una función o representa más de un lugar.
Otro aspecto importante es la disposición del espacio en zonas abiertas o cerradas. Los espacios cerrados, como habitaciones o recintos separados por vallas y muros ayudan a delimitar cada una de las zonas de una forma visual más sencilla, mientras que los espacios abiertos necesitan un mayor trabajo para delimitarlos. En ambos casos puede ser útil la señalización de los espacios indicando en cada uno qué localización representa.
De esta forma obtenemos que los espacios más óptimos son aquellos en los que tenemos una zona delimitada para cada una de nuestras localizaciones. En el caso contrario nos encontramos con amplios espacios sin delimitar. En estos casos es importante decidir qué zona representa qué localización y tener en cuenta la proximidad entre unas y otras. Veamos un ejemplo:
Disponemos de un amplio espacio cerrado de juego sin habitaciones y con la necesidad de delimitar tres zonas de juego. En una de ellas trascurre la mayor parte de la acción, mientras que en las otras dos se representan múltiples escenas cortas. Se establece que la zona central de la sala se desarrolla la zona de juego principal, donde trascurre el mayor volumen de actividad, y cada una de las esquinas que atraviesan en diagonal la estancia representan los otros dos espacios de juego.
Logística
Los aspectos de la logística incluyen tanto la gestión del lugar de juego, su acceso, como la supervisión de todo el material necesario para elaborar la actividad.
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Gestionar el lugar: La planificación del espacio de juego y del atrezo del lugar dependen del conocimiento del espacio físico donde tendrá lugar la actividad. En ocasiones la gestión recae en torno a un organismo organizativo y las actividades de ocio que se realizan en él están dirigidas por terceros. En este sentido es necesaria una comunicación fluida entre ambos que garantice que las condiciones del lugar se ajustan a las especificaciones necesarias para la actividad. Planos, fotografías y vídeos del lugar son herramientas adicionales y útiles que pueden ayudar en la planificación logística si no se dispone de un acceso previo al lugar. En el caso en que la propia entidad que lleva a cabo la actividad gestione el espacio de juego deberá asegurarse de que esté acondicionada. Hay que tener en cuenta que puede ser necesario un alto volumen de horas de preparación, por lo que puede existir la necesidad de realizar el montaje del atrezo en las horas o días previos. Por último hay que tener en cuenta la seguridad y velar por la integridad de los participantes atendiendo a que las normas de seguridad sean cumplidas.
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Accesibilidad al lugar: En este aspecto atenderemos a dos circunstancias. La primera está estrechamente relacionada con la gestión del lugar y en la que hay que garantizar la forma de acceso a los participantes. Estos incluyen la forma de llegar, medios de transporte disponibles y horarios y toda la información adicional susceptible de ser interesante. En la segunda atendemos a la comunicación a los participantes sobre cómo acceder. Para ellos podemos ayudarnos de planos, imágenes, fotografías, carteles...
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Materiales necesarios: En entradas anteriores se ha comentado la necesidad de llevar un control de las herramientas, materiales y equipos necesarios y se ha recomendado la utilización de listas para llevar el control. Es importante la supervisión tanto antes como después de la actividad asegurándose que en primer lugar se disponen de todos los materiales necesarios y en último lugar que el material es devuelto o se comprueba el estado final de éstos. Elementos importantes son las herramientas de gestión que incluyen papel y bolígrafos, las fichas, los test de inscripción y los elementos de atrezo.
Promoción
La promoción incluye desde comunicar la intención de realizar una actividad, ofrecer información detallada sobre el evento establecer canales de comunicación y dar información de gestión del evento.
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Publicitación: Incluye información de utilidad para los jugadores sobre la propuesta del evento. En ella podemos incluir la sinopsis, la ambientación, el número de jugadores, los códigos de caracterización, lugar y hora o el grupo de etiquetas descriptivas con el tipo de actividad que pueden encontrar en su interior. Puede incluir las vías de contacto.
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Comunicación: La comunicación incluye la trasmisión del mensaje publicitario y establecer un canal de comunicación con los interesados en la actividad. Se puede enfocar vuestra publicitación como el mensaje que queréis comunicar. No sólo es importante comunicar, sino cómo hacerlo, ya que por ejemplo este tipo de mensajes alcanzarán un mayor público objetivo si son trasmitidos por canales afines a la intención como vuestras propias redes sociales, foros o grupos dedicados, asociaciones interesadas. Os recomendamos tener en consideración el tipo de lenguaje, coloquial o formal, según a quienes os dirijáis.
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Cartelería: Podríamos pensar en elementos de papel y cartón, pero en la actualidad también podemos incluir los diseños gráficos digitales. Todos estos elementos ilustrativos, con un buen diseño, cumplen una labor de promoción asociativa. La cartelería puede contener información útil para una situación concreta presentada de forma rápida.